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会社の鍵をなくした!紛失トラブルの対処法から始末書の書き方まで

会社の鍵の紛失で起こるトラブルとは?慌てず解決するための対処法

鍵紛失は、私たちにとって身近なトラブルといえます。どなたも、必ず1本は鍵を持っているのではないでしょうか。住宅の玄関にあるドア、車、バイク、スーツケース……など鍵が必要なものはたくさんあります。

鍵は、職場でもあらゆる場所で使います。例えば、ロッカーの鍵、金庫の鍵、机の引き出しの鍵、部屋の鍵…職場だけでも、数多くの鍵を使います。なかには、ご自身が鍵の管理をしているという方もいるでしょう。

そこで考えられるトラブルが、会社で使う鍵の紛失です。自宅の鍵をなくすことが自己責任だとしたら、会社で起こるトラブルは会社全体の問題として、考えなくてはいけません。

今回は、会社の鍵をなくしたときに発生するトラブルと、対処法を確認していきます。

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ロッカー、キャビネット、机…会社の鍵をなくしたらクビになる?

一般的には、鍵を紛失したことが原因でいきなりクビという事態にはなりにくいようです。ただ、処分の重さはなくした鍵の場所(重要度)にもよります。たとえば、大切な書類を保管するキャビネットよりは、私物を保管するロッカーの鍵のほうが比較的処分は軽くなるでしょう。

また、鍵の場所だけでなく紛失した経緯も重要です。あまりにも鍵の管理がずさんだったり、頻繁になくしたりするようであれば減給や謹慎といった重い処分が下されることもあります。

会社の鍵をなくしたときに考えられるトラブル

会社の鍵をなくしたときに考えられるトラブル

会社の鍵をなくしたときには、どのようなトラブルの可能性があるのでしょうか。

まず考えられるのが、悪用の危険性です。これは、会社の鍵でなくてもいえることですが、悪用されると被害が大きくなってしまいます。鍵を会社外でなくすと、悪用しようと考えている人の手に渡ることがあります。会社の鍵を使っての盗難、さらには傷害事件に発展するかもしれません。

なくした鍵で管理していたお金や書類、もしかしたら個人情報を含むものもあるかもしれませんね。近年、企業からの個人情報漏えいなどの問題が話題になっています。鍵のトラブルから、最悪の場合、個人情報に関するトラブルが発生し、会社の過失になることを忘れてはいけません。

他にも、鍵をなくすと出てくる問題があります。なくした当事者は、社会人としての責任をとらされる可能性もあるということです。

勤め先の就業規則にもよりますが、始末書の提出、交換費用の実費などの処分です。会社で使用する鍵をなくしてしまうと大きな責任を伴うことを念頭に置き、扱いには十分に注意する必要がありますね。

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紛失した当事者の対処法・流れ

紛失した当事者の対処法・流れ

会社の鍵の取り扱いに気をつけていたとしても、トラブルが起きてしまうこともあります。

実際に、「会社の鍵をなくしてしまった!」というときはどのような対処をしていけばいいのか、流れを追っていきます。紛失した場合に、まずしなくてはいけないのは上司に報告することです。報告・連絡・相談とよく言われますが、その一つ目ですね。

焦って、自分で解決するために鍵交換などを行ってしまうと、後々トラブルになることがあります。絶対に避けましょう。盗難された場合は、上司に相談の上、警察に紛失届を提出しましょう。
最寄りの交番でいいので、届け出ることが大切です。紛失届を出すことで、免責を逃れられるなど助かることが出てくることもあります。そして、もし鍵が出てきたら鍵をスムーズに受け取ることができます。

始末書の書き方

先ほど述べたように、鍵をなくしたときには始末書の提出を求められることもあります。迷惑をかけてしまった会社の人たちに謝罪の気持ちが伝わるように、ポイントをおさえて書くとよいでしょう。

書き方のポイント

  • いつ、なぜ、どんな不始末を起こしてしまったのか
  • お詫びの気持ちを伝える
  • 再発防止に努める意思を伝える

このように、不始末の経過や原因とあわせて反省の気持ちを伝えましょう。ただ謝罪の言葉を並べるよりも、反省の気持ちが伝わりやすく説得力も増します。

会社の対応は?

鍵をなくしてしまったとの報告を受けたら、会社側も迅速な対応が必要になります。

まずは、警備会社が管轄しているテナントビルなどの鍵をなくしたのであれば、そちらにも連絡を入れましょう。なくした箇所に関連するところに連絡をするのを忘れてはいけません。その際に、費用請求について、保険加入についても確認をしておくといいでしょう。

そして経営者など、上の立場の人に確認を得て、鍵の業者に依頼する準備を行います。指定する鍵の業者があれば、そこにお願いするのがいいですが、そうでない場合はどの業者に依頼するかも決めなくてはいけません。
少しでもコストを抑えたいというときは、複数社で見積もりをとってみてもいいかもしれません。費用だけでなく、365日対応しているなどのサービス内容は、業者によって変わるので比較してみましょう。

とはいっても、一刻を争う事態。早めの対処を一番に考えることも重要です。

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リスクを避けるためにも鍵交換がおすすめ

リスクを避けるためにも鍵交換がおすすめ

会社の鍵をなくした場合は、鍵交換がおすすめです。会社の鍵紛失は、家の鍵をなくすのとはわけが違います。上で述べたように、金銭、書類など会社にとって大切なものや、最悪の場合、個人情報に関するトラブルも発生することになります。

会社の信頼をなくすことにもなりかねない鍵紛失は、迅速・確実な対処が求められます。会社として鍵紛失を対処するときは、鍵の開錠をして新しい鍵を作成するだけでは安心できません。この対処では、その場の解決にはなりますが、長い目でみると不安が残ります。

1つのケースとして、拾った鍵で侵入する空き巣被害があります。鍵をなくした直後ではなく、忘れたころに空き巣被害にあったということもあるのです。一度鍵をなくしてしまったら、今後いつトラブルに巻き込まれるかわかりません。リスクを避けるためにも、鍵屋に依頼するときは鍵交換をおすすめします。

なくしたときの状況などをご相談していただくと、良い提案をしてもらえるはずです。

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まとめ

鍵の紛失トラブルは、誰しも焦ります。これが会社の鍵だった場合…もっと焦ってしまいます。会社の鍵をなくすことで、対処にお金がかかるだけでなく、お客様や関連しているビルの警備会社など、多方面に迷惑をかけてしまうこともあります。

そうならないためにも、日頃から鍵の扱いに細心の注意を払うことも仕事のうちといえそうです。

万が一、トラブルが発生してしまったときは、冷静にかつ迅速に対処していきましょう。当事者はもちろん、会社としての対応もスムーズに行わなくてはいけません。警察などへの連絡などできることを尽くしたら、あとは専門的な技術が必要です。鍵屋に依頼して、確実な対処をしてもらいましょう。

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